Excel

¿Qué es Excel? 

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos. 

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de código abierto («open source«, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).

¿Para qué sirve Excel?

Excel es un programa que aumenta la rapidez en el trabajo de tabular y organizar la información. Es ideal ante la necesidad de insertar datos para manejarlos, interpretarlos y almacenarlos. En los ámbitos empresariales, en que el tiempo es el recurso más valioso, Excel es el asistente por excelencia.

Un archivo de Excel se denomina “Libro”, dado que está formado por una serie de hojas de cálculo. Se caracteriza por tener la extensión “.xlsx”. El término puede asociarse con los libros Diario y Mayor, indispensables herramientas de la contabilidad.

Sirve para:

• Elaborar tablas para registrar los datos
• Crear gráficas de los datos
• Sumar datos en casillas
• Restar datos en casillas
• Multiplicar datos en casillas
• Dividir datos en casillas
• Elevar el dato de una casilla a un exponente
• Elaborar calendarios
• Crear formatos de facturas
• Elaborar cronogramas, horarios de trabajo y escolares
• Redactar y manejar informes contables
• Calcular presupuestos de proyectos
• Insertar vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas
• Utilizar plantillas prediseñadas para tabular información
• Insertar imágenes en las hojas de cálculo
• Editar hojas de cálculo de otros programas y plataformas compatibles, como Open office, KOffice y Star Office, entre otros.

Registrar y manejar datos

En Excel es sencillo vaciar información en casillas, para posteriormente trabajarla e interpretarla. Con sus herramientas, estas tareas son más eficientes y el resultado es una tabla ordenada y entendible. Es posible variar la fuente o letra y su tamaño, y alinear los números en columnas.

Graficar información

Con Excel, se puede seleccionar una serie de datos para crear una gráfica con ellos. Es una manera de plasmar los elementos numéricos en un recurso visual, para comprenderlos más rápido.

Esta cualidad de Excel es muy útil en todos los ámbitos, como el científico y el de las humanidades, impulsando tareas como:

• Registro de poblaciones de microorganismos
• Estudio de los medicamentos según su mecanismo de reacción
• Observación de un proceso químico, registrando las concentraciones de las sustancias
• Catalogar documentos de las ciencias humanitarias

Crear plantillas y formatos

Con este programa, el usuario puede elaborar y modificar sus propias plantillas, adaptadas a sus necesidades. Es posible agregar funciones automáticas, como la autosuma, que se encarga de entregar el resultado de una sumatoria, formada por los datos ingresados en una columna. El ahorro de tiempo es significativo cuando estos vienen en gran cantidad.

Cuando ya se tienen previamente elaboradas las gráficas, y estas están vinculadas con determinadas casillas, se ajustarán automáticamente cuando se ingresen datos diferentes.

Vincular información

Tabla de Excel impresa.

Excel permite que se puedan insertar vínculos, a distintas ubicaciones como:

• Direcciones de páginas web
• Otras hojas de cálculo en el ordenador
• Otras hojas de cálculo en el mismo Libro, con imágenes o gráficos relacionados

Al hacer clic en el vínculo, se tendrá acceso inmediato a la ubicación correspondiente.

Hacer cálculos con los datos en casillas

Excel sirve para hacer cálculos, involucrando los datos en las casillas de las hojas. Cuenta con una gran variedad de herramientas matemáticas, desde la autosuma hasta las operaciones condicionales.

El usuario puede establecer que estas operaciones se realicen de forma automática, escribiendo el comando en la barra de fórmulas. Es posible así desarrollar listas de existencias, de nómina, de ventas, y muchos otros modelos tabulares.

Gracias a la automatización de los cálculos por medio de fórmulas, es posible conocer sus resultados de inmediato, durante la inserción de los datos. Se conocen así las operaciones diarias de una empresa. Mejor aún, las gráficas sirven como segunda evidencia de la información.

Antecedentes de Excel

Es una herramienta útil en la administración de las empresas en general. En la foto planilla de pago.

Este programa tiene como antecedente directo a las hojas de cálculo de nombre Multiplan, lanzadas en la década de los 80´s. Estas tuvieron versiones que fueron evolucionando hasta la actualidad. Se les han añadido nuevas herramientas y funciones que optimizan el trabajo.

ENTORNO INICIAL

BARRA DE HERRAMIENTAS

En este vídeo, veremos la barra de herramientas de acceso rápido de Excel 2016. Esta barra se encuentra en la esquina superior izquierda de la barra de titulo.

https://www.youtube.com/watch?v=SeUii3gr3Kg