¿Qué es una tabla dinámica de excel?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
¿Para qué sirve?
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Veremos el funcionamiento de las tablas dinámicas con un ejemplo. Supongamos que necesitamos un reporte que nos muestre el total de ventas por ciudad y por categoría
Primero debemos indicar los datos que queremos que compare nuestra tabla dinámica:
- Arrastraremos el valor de Ciudad al campo de filas, Excel nos colocará los diferentes valores de Ciudad en las filas eliminando los datos repetidos.
- Arrastraremos el valor Categoría al campo de columnas, Excel nos colocará los diferentes valores de Categoría en las columnas eliminando los datos repetidos.
- Por último arrastraremos las Ventas al campo de valores. Excel sumará estos valores para cada elemento de fila y ciudad. También nos creará una fila final en la que hace un sumatorio de todos los valores de las columnas y una columna final en la calcula el sumario para cada una de las filas.
- También podemos crear filtros, la función de este campo es restringir la información que vemos en nuestra tabla.
Filtros en las tablas dinámicas
Podemos utilizar filtros en nuestra tabla dinámica. Por defecto Excel coloca estos filtros en las etiquetas de fila y etiquetas de columnas. Con estos filtros podemos ordenar y seleccionar la información que queremos mostrar en nuestra tabla.
Si queremos filtrar los datos según campos de tiempo, por ejemplo las ventas de un periodo de tiempo concreto, podemos utilizar las escalas de tiempo. Puedes ver paso a paso cómo utilizar escalas de tiempo en el post Agrupar fechas con escalas de tiempo.
Modificar el tipo de cálculo que muestra
Otra opción disponible es la modificación del tipo de cálculo que se realiza en una tabla dinámica. Para ello debemos colocarnos sobre el campo de valor, hacer clic con el botón izquierdo y seleccionar “Configuración de campo de valor”. Nos aparece una ventana con dos pestañas, en la pestaña “Resumir valores por” Excel por defecto calcula la suma de los campos, pero podríamos elegir otras opciones como Promedio, Máximo, Cuenta…
En la pestaña “Mostrar valores como” podemos modificar la forma en la que Excel nos muestra los datos. Podemos elegir que nos muestre los datos como un porcentaje sobre el total general, % sobre el total de columnas…etc.
Si hacemos clic en el botón “Formato de número” podemos darle a las cantidades mostradas el formato deseado.
Cambiar el diseño de la tabla dinámica
Por último, una vez creada la tabla dinámica podemos darle formato utilizando la ficha Diseño. Podemos elegir cualquiera de los estilos de tabla prediseñados y aplicarlo a nuestra tabla dinámica.
Pasos para crear una tabla dinámica en Excel
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.
De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
¿En qué Áreas se utiliza la tabla dinámicas de excel?
En el presente artículo nos enfocaremos en aquellos profesionales que más utilizan Excel, teniendo en cuenta que no son los únicos que se benefician de esta herramienta.
CONTADOR:
Las actividades de un contador en una empresa pueden ser muchas, en ocasiones cuando pensamos en el contador de la empresa, pensamos en la palabra “Impuestos”, quizás para muchos esta profesión es un poco abrumadora por la alta responsabilidad que conlleva el cargo, pero no se puede desconocer la importante labor de estos profesionales, ya que este trabajo es considerado elemento fundamental en las operaciones del negocio. Un contador puede ejercer actividades de auditoría, análisis de costos, elaboración de estados financieros y director financiero en otros, y la hoja de cálculo de Excel es herramienta fundamental en esta labor, es por eso que el contador se considera uno de los profesionales que más utilizan Excel.
ADMINISTRADOR:
En la actualidad existen muchas actividades en las cuales los administradores utilizan Excel, ya que en el negocio o empresa existen muchos aspectos a atender por parte de estos profesionales, como es el recurso humano, el presupuesto, análisis de datos y gestión de proyectos entre otros; lo más valioso de todas estas actividades involucradas en un proyecto es que se cumplan los objetivos trazados incluyendo que los proyectos se hagan a tiempo con el presupuesto y recursos presupuestado, nuevamente Excel se convierte en una herramienta fácil de utilizar para este tipo de actividades, haciendo más fácil el trabajo de un administrador.
FINANZAS:
Estos profesionales tienen entre algunos de sus objetivos obtener mejores resultados económicos y generación de valor en la empresa o negocio, es decir, maximizar el valor de la empresa.
Los indicadores financieros requieren de una correcta interpretación con el fin de tomar las decisiones correctas en el momento preciso, ya que con las diferentes actividades del financiero se deben anticipar las diferentes situaciones que afecten la estabilidad económica y por ende la sostenibilidad de la empresa, haciendo de Excel un aliado importante para identificar estas situaciones, permitiendo un análisis preciso y rápido, estas personas son considerados unos de los profesionales que más utilizan Excel en las organizaciones por esta razón.
MERCADEO:
Estos profesionales son los encargados de encontrar nuevas oportunidades e identificar nichos para transmitir el beneficio de sus productos y servicios, Excel aquí ofrece un alto valor ya que se comporta como una herramienta para el análisis de resultados de mercadeo y descubrir nuevas oportunidades, sus gráficos permiten transmitir mejor estos resultados, al mismo tiempo Excel permite identificar la efectividad de estrategias de marketing digital o tradicional, por tal razón el mercadeo o las personas que ejercen esta actividad también son considerados unos de los profesionales que más utilizan Excel.
ANALISTA DE BUSINESS INTELLIGENCE (BI):
Para la actividad de estos profesionales existe un complemento gratuito para Microsoft Excel llamado PowerPivot la cual es una herramienta de análisis que proporciona un gran potencial y alcance en la herramienta cuando se trata de procesar grandes volúmenes de datos en un tiempo excepcional, esta nueva herramienta ha hecho de Excel una herramienta indispensable para los analistas de BI ya que se pueden encontrar tendencias y oportunidades procesando grandes cantidades de datos.
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